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1. MEMBERS OF THE BOARD

Manuela Colombi President

Elisabeth Husem Past-President

Liisa Salmi First Vice-President

Alice Nørhede Second Vice-President

Arne Jakobsson Treasurer

Tony McSeán Executive Secretary

Suzanne Bakker Assistant Secretary

Meile Kretaviciene Co-opted Member

Franciska Ribes-Cot will receive a copy of all minutes to be informed of events and decisions.

2. MEETINGS OF THE EXECUTIVE BOARD

As usual, if no extraordinary needs come up, we will keep to two Board meetings per year

February 19-20 1999 Amsterdam

June 1999 Tartu

Jan/Feb 2000 Amsterdam

June/July 2000 London

3. MEETINGS OF THE COUNCIL MEMBERS

On the occasion of main EAHIL events the Board meeting is followed by a Council meeting. I have got the impression that not many Council members will be present in Tartu. Therefore I suggest having an extra Council meeting in Amsterdam (Jan/Feb 2000). During the GA in London there will be the presentation/discussion of the new Statutes and the proposals have to be properly discussed, especially if we consider that in the Statutes the Council member's role will be defined. This will in no way cut across the activities of the Statutes working group. One of my goals is to involve the Council members in the management of the association, with theopportunity for them to become a strong and active link between the associates and the Board. One idea could be that of having Council meetings with workshop built in for a better understanding of each other, project development, support for the Association.

4. PROGRAMME OF WORK 1999-2000

The starting point is EAHIL "Aims towards year 2000". Most of the projects have started and are running. The most important activities continue far beyond the year 2000.

The programme of work 1999-2000 considers the following points:

1. Conferences and Workshops

1999 Tartu; 2000 London; 2001 Sardinia; 2002 Germany; 2003 Oslo; 2004 Spain

2. Efficient Network Systems

EAHIL-L; EAHIL-C; EAHIL-Board; EAHIL-S; EAHIL-T

All EAHIL discussion lists have web archives on the Internet.

3. EAHIL windows on the World: the homepage

The new homepage is very attractive, although we must take care that existing (and new) items on the page are kept up to date. Moreover I would like to see more sections (look at the MLA homepage for an example): national sections, professional sections, continuing education, publications, special offers for members. I think that if we want to increase our membership we must offer something tangible to our members. This especially now that the spread of the Internet diminishes the need for people to come together to share ideas and opinions. We must revive the wish of people to be members of a 'real' and not a 'virtual' association. To conclude I would like each librarian or information officer in Europe to know what EAHIL is and what it offers.

4. Council members involvement

EAHIL's activities are based on voluntary activity, but the 8 of us are not enough to support an Association of 500 (and we hope 1000) members. It is necessary that each member gives his/her support for the well-being of the Association he/she belongs to. Be part of an association is not only a matter of paying the subscription, to be active is far more important, educational and worthwhile. In the late summer the newly elected Council members discussed on the list about their role: it is time to involve them: how they see EAHIL, how they can offer services, education, exchanges, assistance, etc.

5. Co-operative agreements between European libraries

The good contacts with WHO Regional office for Europe have to be strengthened. There is also a need for the libraries of central and eastern Europe to be identified so as to achieve the recommendations concerning WHO and EAHIL.

6. European representation

WHO Europe - Copenhagen Alice Nørhede

Council of Europe EAHIL President

HOPE Suzanne Bakker

7. MLA - EAHIL

Thanks to the efforts of Donna Flake our two Associations are coming closer to one another. It would be nice to start a project developing good cooperation.

8. Membership and subgroups

To be realistic 1000 members is a difficult objective to be reached by the year 2000. We could involve the two existing subgroups and the Council members in a recruitment campaign.

9. EAHIL Newsletter

My wish is that the newsletter becomes a real professional tool for education and for updating. Knowing what a difficult job the Editor has, I would like to see articles of a certain stature. Could we invite contributions from non-members or can we introduce new sections, e.g. book reviews?

10. Awards and Oslo fund

Both initiatives have to be continued and promoted.

Manuela Colombi, EAHIL President

Amsterdam February 19, 1999

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Le Programme de Travail de l'AEIBS - Manuela Colombi (Présidente)

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1. Membres du Bureau Exécutif:

Manuela Colombi Présidente

Elisabeth Husem Présidente sortante

Liisa Salmi Première Vice-Présidente

Alice Nørhede Deuxième Vice-Présidente

Arne Jakobsson Trésorier

Tony McSeán Secrétaire Exécutif

Suzanne Bakker Secrétaire Assistante

Meile Kretavicienne Membre Ex-Officio

N.B. Maria Franciska Ribes-Cot recevra une copie de chaque rapport [du Bureau exécutif] afin d'être informée directement sur les activités et décisions de l'Association.

2. Réunions du Bureau Exécutif

Comme par le passé, et sauf cas d'urgence, il y aura deux réunions du Bureau par année:

1999 - à Amsterdam les 19 et 20 Février et à Tartou, en Juin;

2000 - à Amsterdam en Jan/Fév. 2000, à Londres en juin/juillet.

3. Réunions des Membres du Conseil

Une réunion des membres du Conseil est prévue après celle du Bureau Exécutif, lors des manifestations de l'AEIBS. Il est probable que peu de membres du Conseil assisteront à la réunion de Tartou. C'est pourquoi je suggère qu'une réunion supplémentaire du Conseil soit prévue à Amsterdam (Jan/Fév. 2000). Lors de l'Assemblée Générale à Londres il y aura une présentation et discussion des nouveaux statuts. Une discussion approfondie doit être assurée, surtout si l'on considère que le rôle des membres du Conseil doit être défini dans les statuts. Ceci ne doit pas être percu comme une interférence dans la tâche du groupe de travail des statuts.

Un de mes objectifs est d'inclure les membres du Conseil dans la gestion de l'Association avec pour qu'ils puissent jouer le rôle de lien efficace et actif entre les membres associés et le Bureau Exécutif. Par exemple, on pourrait envisager des réunions des membres du Conseil en tant qu'atelier de travail, pour que les membres du Conseil fassent meilleure connnaissance les uns avec les autres, avec un projet de développement et de soutien de l'Association.

4. Programme de Travail 1999-2000

Le point de départ concerne les objectifs de l'AEIBS pour l'an 2000. Le travail a déjà commencé pour la plupart des projets. Les projets les plus importants se poursuivront au-delà de l'an 2000.

Le programme de travail 1999-2000 inclue les points suivants:

- Conférences et Ateliers de travail:

1999 Tartou; 2000 Londres; 2001 Sardaigne; 2002 Allemagne; 2003 Oslo; 2004 Espagne

- Efficacité des systèmes sur le réseau:

EAHIL-L; EAHIL-C; EAHIL-Board; EAHIL-S; EAHIL-T

Toutes les listes de discussion sont archivées sur Internet.

- Regard de l'AEIBS sur le monde: la page d'hôte de l'AEIBS

La nouvelle page d'hôte de l'AEIBS est attrayante pour autant que la mise à jour régulière des éléments de cette page soit poursuivie avec soin. De plus, je désirerais y voir plus de sections comme c'est le cas sur la page de MLA, par exemple: des sections nationales, professionnelles, de formation continue, des publications, des offres spéciales intéressant les membres. Je crois que si nous voulons augmenter le nombre de de nos membres nous devons pouvoir leur offrir quelque chose de concret, d'autant plus qu'aujourd'hui la présence d'Internet diminue le besoin de se rencontrer pour des échanges d'idées et d'opinions. Nous devons raviver le désir de devenir membre d'une association réelle et non virtuelle. En conclusion je désire que chaque bibliothécaire et agent d'information en Europe soit conscient de l'existence de l'AEIBS et de ce que cette association peut leur offrir.

- Participation des membres du Conseil

Les activités de l'AEIBS dépendent de l'engagement volontaire de ses membres mais les huit membres du Bureau Exécutif sont trop peu pour assurer le fonctionnement d'une association de quelques 500 membres (que nous souhaitons atteindre le chiffre de 1000). Il est indispensable que chaque membre participe au bon fonctionnement de leur Association. Etre membre d'une association signifie non seulement payer ses cotisations mais être actif au sein de cette association est encore plus important et a une valeur éducationnelle. A la fin de l'été les membres du Conseil récemment élus ont discuté grâce à Internet leurs responsabilités. Il est temps d'inclure les membres du Conseil dans les activités de l'Association: comment considèrent-ils l'AEIBS, quels sont les services qu'on peut attendre d'eux, services tels que participation aux projets de formation continue, d'échanges, de soutien, etc.

5. Coopération entre bibliothèques Européennes.

Les relations cordiales avec l'Office Régional de l'Organisation Mondiale de la Santé (OMS) pour l'Europe doivent être reforcées. Les bibliothèques de l'Europe centrale et de l'Europe de l'Est doivent être identifiées afin de réaliser les recommendations de l'OMS concernant et l'AEIBS et l'OMS.

6. Représentation Européenne:

OMS Europe (Copenhagen) Alice Nørhede

Conseil de l'Europe Présidente

HOPE Suzanne Bakker

7. MLA - AEIBS

Grâce aux efforts de Donna Flake, nos deux associations se sont rapprochées. Il serait souhaitable d'avoir un projet pour renforcer cette coopération.

8. Membres de l'Association et Sous-Groupes

Il ne sera pas aisé d'atteindre le chiffre de 1000 membres d'ici l'an 2000. Les deux sous-groupes de l'Association ainsi que les membres du Conseil pourraient participer à une campagne de recrutement.

9. Le Bulletin d'Information de l'AEIBS

Mon souhait est que ce Bulletin d'Information devienne un vrai outil professionnel pour la formation et la mise à jour de nos connaissances. Je suis pleinement consciente de la lourde tâche qui incombe à l'Editeur, c'est pourquoi j'aimerais y trouver des articles d'une certaine importance. Peut-on solliciter des articles de non-membres? Peut-on introduire des sections nouvelles comme par exemple des revues de livres?

10. Prix d'honneur et Fonds de Oslo

Les deux initiatives doivent être poursuivies et portées à la connaissance de chacun.

Manuela Colombi, Présidente de l'AEIBS Amsterdam, Février 19,1999

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