Editorial

October - Octobre 1998 N° 45

There are two features in this quarterly newsletter:

• The emphasis is given to cooperation projects involving members of our Association supporting European and African libraries in developing countries.
• As an unusual number or contributions were in French : The Editor is pleased to lend this page to a French language editorial from a member of the editing team.

Deux caractéristiques de ce bulletin trimestriel :

• l'accent est mis sur les projets de coopération impliquant des membres de notre association qui soutiennent des bibliothèques africaines et européennes dans des pays en difficultés.
• Une contribution inhabituelle : la rédactrice en chef a le plaisir de prêter la page traditionnelle à un éditorial de langue française par un membre du Comité de Rédaction.

Depuis le numéro d'avril 1997, je remplace Pascale Delausnay en tant que «chef de rubrique de langue française ». Par ces quelques lignes, j'aimerais vous éclairer sur la fonction que désigne ce titre imposant. A mon grand regret et à ma grande surprise car j'ai constaté à Utrecht que beaucoup d'entre-nous parlent le français, mon rôle s'est borné à traduire des articles et des résumés de l'anglais vers le français. Cela a impliqué quelques changements dans ma vie et ma manière de lire cette Newsletter.

Tout d'abord, je suis bien obligée de lire longtemps avant la parution tous les articles quel que soit leur intérêt pour mon travail et ma carrière. Quand le produit final arrive dans ma boîte aux lettres, mon attention se reporte donc sur la forme : présentation des articles, qualité des photos, version web font alors l'objet de mes critiques. Pour m'aider dans mon travail, je disposais uniquement de dictionnaires traditionnels(1). Depuis un programme de traduction automatique a été installé sur mon ordinateur : il est très utile pour le vocabulaire, mais le sens des phrases lui échappe souvent ce qui donne des résultats étonnants.

Deux exemples :

• Paul Van Olm est devenu Paul CAMIONNETTE Olm ;
• Comme la nouvelle CHAISE (chair) de l'EVLG, (...)

Bref, malgré le stress des dates limites, cette fonction me procure beaucoup de bonne humeur et de détente !

Le français est une langue exigeante, qui ne tolère pas les répétitions de termes contrairement à l'anglais. Ce qui me pose parfois quelques problèmes.

Pour faciliter ma tâche, j'aimerais donner quelques instructions aux auteurs :

1. Merci de fournir un résumé et des mots-clefs avec votre article ;
2. Marcel Proust(2) est unique. Vous ne l'égalerez jamais. Vos articles sont scientifiques ou techniques, pas littéraires. Il faut aussi que les textes soient accessibles aux membres qui ne sont nés ni anglophones ni francophones(3). Aussi, construisez des phrases simples, claires, nettes et concises.
3. N'attendez pas la date limite d'envoi des textes. Cela me permettra de les traduire à l'aise et même de constituer une réserve d'articles.

Voilà mes quelques impressions sur ce rôle qui m'est attribué à pour mon plus grand plaisir ! Francophones et francophiles, j'attends vos textes !

(1) Harrap'Shorter et Oxford Concise Dictionary
(2) Marcel Proust ( - ) Ecrivain français célèbre pour ses phrases extrèmement longues et compliquées.
(3) A ces lecteurs dont ni l'anglais ni le français n'est la langue maternelle : nayez pas peur d'écrire des articles. Joanne et moi sommes là pour vous aider et corriger si nécessaire.

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Since April 1997, I have replaced Pascale Delausnay as the French Language Editor. In the editorial, I'd like to enlighten you on the function designated by this pompous title. To my great regret and to my great surprise because I noticed in Utrecht that lots of us speaks French, my role has been staked to translate articles and summaries from English into French. It has implied some changes in my life and in the way I read this Newsletter. First of all, I am obliged to read long before publication, all the articles, whatever their interest for my work and my career. When the final product arrives in my mailbox, my attention is drawn to the form : the presentation of articles, the quality of the photographs, the web version, these are the targets for my criticism.

To help me with this job, I only had traditional dictionaries(1). Now an utomated translation software has been installed on my computer. It is very useful for the vocabulary, but it often misses the sense of the sentences which gives hilarious results.

Examples :

• Angélique Mattioli became ANGELIC Mattioli ;
• I replaced Pascale Delausnay as French Language RUBRIC.

To cut a long story short, despite the stress of the deadlines, this role provides me with a lot of laughter and relaxation.

French is a demanding language, which does not tolerate repetition of terms, contrarily to English. This is sometimes a problem.

To help me with my task, I'd like to offer some advice to authors :

1. Please, provide a summary and keywords with your paper ;
2. Marcel Proust(2) is unique. You'll never be his equivalent. Your papers are scientific or technical, not literary pieces. It is also necessary that the texts remain accessible to members who were born neither English speaking nor French-speaking(3). So, please write simple, short and clear sentences.
3. Do not wait until the deadline to send your paper. This will enables me to translate it peacefully and even to create a reserve of articles. Well, these are my impressions of what I hope to be a long lasting job... which gives me the greatest pleasure.

French speaking and francophiles, I'm waiting for your papers !

(1) Harrap's shorter and Oxford Concise dictionary
(2) Marcel Proust ( - ) French writer famous for his extremely long and complicated sentences.
(3) To those readers : do not hesitate to write for the Newsletter. Joanne and I are there to help you and make corrections if necessary.

 

Top of side

News from our Association

Letter from the President

My term as the President of EAHIL is coming to an end, and so is the existence of EAHIL as an international non-profit association under Belgian law and with its head office in Brussels. Roselyne, at the time of writing, is counting off her last days as the Association's permanent secretary.

Things are changing, and it seems a little sad to say goodbye to an old regime which has been functioning well for so many years. One could ask if this is just another change for the sake of changing; reorganising and restructuring seem to be in fashion. However, old regimes and old statutes need renewing, now and then, nothing can last forever. When Roselyne announced her retirement, we felt that the Association was ripe for a change, and the process of moving started, and came to a happy ending at the General Assembly in Utrecht this summer when the members gave their approval for the steps taken by the Board.

By saying a hearty and sincere thank you to Roselyne and the secretariat in Brussels, we now turn all our attention and good will towards the new secretariat in Amsterdam hosted in the premises of ICP/NTI and under the supervision of Suzanne Bakker of the Central Cancer Library, Netherlands Cancer Institute. We are confident that our Association is in good hands.

I take this opportunity to thank all our members who have contributed to develop and strengthen the Association, and hope that we can continue our good co-operation!

I am happy now to hand the leadership over to Manuela Colombi, who, as a Board member, has proved her dedication and sense of responsibility towards EAHIL. Together with the Board, I look forward to working with her and the new members of the Board and Council. We have some exciting years ahead of us.

All my best wishes for a strong and vital future for our Association!

Lettre de la Présidente

Mon mandat de Présidente de l'AEIBS touche à sa fin, tout comme l'existence de l'AEIBS comme association internationale de droit belge avec son siège à Bruxelles.

Roselyne, au moment de la rédaction de cet article, accomplit ses derniers jours comme secrétaire de l'association. Les choses changent et il est triste de dire au revoir à une ancienne organisation qui a bien fonctionné pendant 11 ans. On pourrait se demander si c'est un changement pour le principe de changer, la réorganisation et la restructuration étant très à la mode. Cependant, le anciennes structures et les statuts requièrent aujourd'hui un renouvellement.

Quand Roselyne a annoncé sa retraite, nous avons senti que l'association était mûre pour un grand changement et le procédé de renouveau lancé est parvenu à un terme heureux lorsque les membres de l'Assemblée Générale ont donné leur approbation à Utrecht cet été pour les démarches entreprises par le Bureau.

En disant un chaleureux et sincère merci à Roselyne et au secrétariat de Bruxelles, nous tournons maintenant toute notre attention vers le nouveau secrétariat d'Amsterdam qui sera hébergé dans les bureaux de l'ICP/NTI, sous la responsabilité de Suzanne Bakker de la Bibliothèque Centrale de l'Institut Néerlandais du Cancer. Nous ne doutons pas que l'association sera dans de bonnes mains.

Je saisis cette opportunité pour remercier tous les membres qui ont contribué à développer et à renforcer l'association. J'espère que nous pourrons continuer notre bonne et mutuelle coopération ! Je suis heureuse maintenant de passer le flambeau à Manuela Colombi qui, comme membre du Bureau, a fait preuve de son dévouement et son sens des responsabilités envers l'AEIBS. Le bureau et moi-même attendons avec impatience de travailler avec elle et les nouveaux membres du Burau et du Conseil. Nous avons quelques années pleine de promesses devant nous.

Tous mes voeux accompagnent notre Association pour un avenir fructueux et fort.

President's report for September 1997 -
June 1998

Members of the Executive Board 1997/1998:

• Elisabeth Husem, President
• Tony McSean, Executive Secretary
• Manuela Colombi, Assistant Secretary
• Arne Jakobsson, Treasurer
• Otakar Pinkas, First vice president until 1st December 1997
• Liisa Salmi, First vice-president
• Alice Noerhede, Co-opted Member until 1 December 1997,
• Second vice-president from the same date
• Francoise Pasleau - Belgian representative

For professional reasons, Otakar Pinkas resigned from the ExBoard per 1.12.97

Meetings of the Executive Board:

• Board meeting in Brussels, 31 January-1 February 1997
• Board meeting in Budapest, 23 September 1997
• Board meeting in Brussels, 23-24 January1998
• Board meeting in Utrecht, 24 June 1998

Programme of Work 1995-2000 - Aims towards 2000.

Our main concern should still be to try to fulfil the aims in the program before year 2000.

1. Conferences and workshops
   • 1998 - 6th European Conference of Medical and Health Libraries in Utrecht (June 22-27, 1998)
   • 1999 - workshop in Tartu (June 1999)
   • 2000 - 7th European Conference of Medical and Health Libraries in London (July 2-5, 2000)
   • 2001 - workshop in Sardinia

   Tartu
   EAHIL Workshop
   June, 1999 - Tartu, Estonia

    

2. Efficient networks system

   The EAHIL Web-site is continuously updated and the address will change in a near future to : www.eahil.org

   EAHIL discussion lists for members:

   • EAHIL-L for all EAHIL members (149 subscribers)
   • EAHIL-C for all EAHIL Council members
   • EAHIL-U discussion list for the Scientific Programme Committee for the Utrecht conference. The use and advantages of this list has now been evaluated, and the results will be published in the next issue of EAHIL Newsletter .
   • EAHIL-Board discussion list for the Executive Board
   • List for the Editorial Board

   Archives for the EAHIL discussion lists are available from the EAHILWeb-site.

3. Education

   The plans of a Continuing Education Courses database has been cancelled.

4. Co-operative agreements between European libraries

   The Institutional membership fee has been reduced to the level of individual membership throughout eastern and central Europe until 2000, with effect from 1998. A list of all the countries to whom this offer will apply, has been established.

   Elisabeth Husem has written an article in Health Libraries Review entitled: "International cooperation and the European Association for Health Information and Libraries".(1998, 15, 21-27)

   The WHO Regional Office for Europe organized a third meeting of its network of documentation centres in Copenhagen at the end of January 1998. The participants comprised representatives from 29 documentation centres in as many countries, staff of the Regional Office and headquarters, and representatives of the joint United Nations Programme on HIV/AIDS (UNAIDS) and the European Association of Health and Information Libraries (EAHIL). Present from the EAHIL Board were Alice Nørhede and Arne Jakobsson. The Meeting agreed on the following recommendations, which concern WHO and EAHIL:

   • 17.WHO documentation centres should communicate with one another and/or meet regularly. The Regional Office should encourage centres to form subregional or national associations where this is useful. Documentation centre meetings could form part of other events such as the meetings of EAHIL and other professional groups. Building on the successes of the past, documentation centres, particularly those in the CCEE and NIS, should further develop their contact with other libraries in their countries.
   • 23.WHO documentation centres that do not belong to EAHIL should consider joining. Centres should become active participants in the EAHIL discussion list.
   • 24.WHO and EAHIL should explore the possibilities of establishing twinning projects, training and continuing education programmes, and exchange programmes for the WHO documentation centres. The WHO documentation centres should pass on the fruits of their participation to other libraries in their countries.

   WHO Europe has paid a EAHIL institutional membership 1998/99 for 21 WHO Documentation Centres in central and eastern Europe.

5. European representation
   • WHO Europe-Copenhagen - Alice Nørhede
   • Council of Europe - EAHIL President
   • HOPE - Roselyne Hoet, secretary
6. Membership

   June 98 - about 480 members (some 60 fees still to be settled). The aim is to reach a membership of 1000 members before the year 2000!

   EAHIL Newsletter

   Editorial board:

   • Luisa Vercellesi (Editor / Rédactrice en Chef),
   • Giovanna Miranda (Co-editor/Publications & New Products),
   • Roselyne Hoet (Forthcoming Events / Agenda),
   • Angélique Mattioli (French Language Editor / Chef de Rubrique en Langue Française),
   • Johanne Dunham (English Language Editor / Chef de Rubrique en Langue Anglaise),
   • Jelka Petrak
   • Maria Francisca Ribes Cot
   • Vincent Maes (Internet Editor / Editeur Internet)

   The Newsletter is published four times a year (Jan., April, July, October), both in printed version and in an electronic version.

   Future of the EAHIL secretariat

   The new EAHIL secretariat has been put out for open tender and resulted in three bids: one from Amsterdam, one from Utrecht and one from Brussels. Negotiations have started and will be finalised after the approval of the General Assembly in Utrecht, 25 June. The General Assembly will be asked if it has confidence in the steps taken by the Board to reorganise the administration of the Association's affairs, and approve the Board's recommendation for awarding of the EAHIL Secretariat contract (*) .

   EAHIL 10 year anniversary 1997

   • EAHIL/IFLA Workshop in Copenhagen, 4 September 1997
   • EAHIL Workshop in Budapest, 23-25 September 1997
   • Special issue of EAHIL Newsletter in October 1997, , issue n.41

   Relations with other organisations

   • WHO: Meeting in Copenhagen, Report from Alice Nørhede
   • MLA: Donna Flake has been re-elected MLA representative to EAHIL.

     MLA celebrates its centennial this year, and its celebration congress was organised in Philadelphia in May 1998. The President was officially invited by MLA and gave a birthday-speech at the "kick-off "party on Saturday, May 23. Many EAHIL-members attended the congress, from the EAHIL-Board: Elisabeth Husem, Tony McSean and Arne Jakobsson were present. Arne Jakobsson gave a paper on behalf of EAHIL with the title: "Distance is no longer an issue: internationalism goes electronic/ La distance n'est plus un problème : l'Internationalisme s'électronise " (*)

   Awards

   • EAHIL Prix d'Honneur 1997: Jean Shaw, former Newsletter Editor
   • EAHIL Prix d'Honneur 1998: Roselyne Hoet, EAHIL secretary

   EAHIL Oslo-Fund

   Four travel-grants have been given this year for participation at the Utrecht conference.

   (*) (for more details see issue n. 44, pages 7,8,9,14)

Rapport d'activités de la Présidente Septembre 1997 - juin 1998

Membres du Bureau Exécutif 1997/1998:

• Elisabeth Husem, Présidente
• Tony McSean, Secrétaire exécutif
• Manuela Colombi, Secrétaire-adjointe
• Arne Jakobsson, Trésorier
• Otakar Pinkas, 1er Vice-Président jusqu'au 1er décembre 1997
• Liisa Salmi, 1re Vice Présidente
• Alice Norhede, Membre suppléante jusqu'au 1er décembre 1997et 2e Vice-Présidente depuis cette date.
• Françoise Pasleau, Représentante belge

Pour raison professionnelle, Otakar Pinkas a démissionné du bureau exécutif au 1er décembre 1997.

Réunions du Bureau Exécutif:

• Bruxelles, du 31 janvier au 1er février 1997
• Budapest, le 23 septembre 1997
• Bruxelles, les 23 & 24 janvier 1998
• Utrecht, le 24 juin 1998

Programme de travail 1995-2000 - Buts de l'AEIBS pour l'an 2000

Notre préoccupation la plus importante devrait toujours être d'essayer de concrétiser les actions du programme avant l'an 2000.

1. Conférences et Ateliers
   • 1998 : 6th Conférence Européenne des Bibliothèques Médicales et de Santé à Utrecht (22-27 juin 1998)
   • 1999 : Atelier de Travail à Tartu (juin 1999)
   • 2000 : 7th Conférence Européenne des Bibliothèques Médicales et de Santé à Londres (2-5 juillet 2000)
   • 2001 : Atelier de Travail en Sardaigne

   Tartu
   EAHIL Workshop
   Juin,, 1999 - Tartu, Estonia

    

2. Réseau de communication efficace

   · Le site internet de l'AEIBS est continuellement mis à jour et l'adresse va devenir www.eahil.org dans un futur proche.

   Listes de discussion pour les membres :

   • EAHIL-L : liste de discussion pour tous les membres de l'AEIBS (149 abonnés)
   • EAHIL-C liste de discussion pour tous les membres du Conseil de l'AEIBS
   • EAHIL-U : liste de discussion pour le Comité du Programme Scientifique de la Conférence d'Utrecht. L'utilisation et les avantages de cette liste ont été évalués et les résultats seront publiés dans la Newsletter
   • Eahil-Board : liste de discussion pour le Bureau exécutif.
   • liste de discussion de Comité de Rédaction de la Newsletter

   Les archives des listes de discussion de l'AEIBS sont disponibles depuis le site web.

3. Formation :

   Le projet de base de donnée pour les cours d'éducation continue a été abandonné.

4. Accords de coopération entre bibliothèques européennes

   Le montant de la cotisation institutionnelle a été réduit au niveau de la cotisation individuelle pour l'Europe centrale et de l'est jusqu'en 2000 avec prise d'effet en 1998. Une liste des pays auxquels cette offre s'applique a été établie.

   Elisabeth Husem a publié un article dans la Health Libraries Review intitulé « Coopération internationale et AEIBS » [International cooperation and the EAHIL / Elisabeth Husem.- in Health Libraries Review ; 15 : 21-27 (1998)]

   Le Bureau Régional pour l'Europe de l'OMS a organisé la 3e réunion de son réseau de centres de documentation à Copenhague fin janvier 1998. Les participants comprenaient les représentants de 29 centres de documentation de pays différents, l'équipe du Bureau et du quartier général régional, des représentants du programme conjoint des nations unies sur le VIH/SIDA et de l'AEIBS. Alice Norhede et Arne Jakobsson représentaient le Bureau de l'AEIBS. Concernant l'OMS et l'AEIBS, la réunion a approuvé les recommandations suivantes :

   • 17. Les centres de documentation de l'OMS devraient communiquer ente eux et/ou se rencontrer régulièrement. Le Bureau régional devrait encourager les centres à former des associations nationales ou sub-régionales si nécessaire. Les réunions des centres de documentation pourraient être inclues dans d'autres événements comme les réunions de l'AEIBS et d'autres groupes professionnels. Bâtissant sur les succès passés, les centres de documentation, et en particulier ceux de la CCEE et NIS , devraient développer leurs contacts avec d'autres bibliothèques dans leur pays.
   • 18. Les centres de documentation de l'OMS qui ne sont pas encore affiliés à l'AEIBS devraient penser à y adhérer. Les centres devraient devenir des participants actifs de la liste de discussion de l'AEIBS.
   • 19. L'OMS et l'AEIBS devraient explorer la possibilité d'établir des projets de jumelage, des programmes de stage et de formation continue, et des programmes d'échanges pour les centres de documentation de l'OMS. Les centres de documentation de l'OMS devraient faire profiter des bénéfices de leur participation les autres bibliothèques de leur pays.

   L'OMS-Europe a payé la cotisation AEIBS 1998/1999 de 21 centres de documentation de l'OMS en Europe centrale et de l'est.

5. Représentation de l'AEIBS
   • OMS Europe-Copenhague : Alice Norhede
   • Conseil de l'Europe : La Présidente de l'AEIBS
   • HOPE : Roselyne Hoet, EAHIL, secrétaire de l'AEIBS
6. Affiliations

   En juin 1998, environ 480 membres étaient enregistrés, dont quelque 60 n'étaient pas encore en règle de cotisation. Le but est d'atteindre les 1000 membres avant l'an 2000 !

   Newsletter de l'AEIBS

   Comité de rédaction:

   • Luisa Vercellesi (Editor / Rédactrice en Chef),
   • Giovanna Miranda (Co-editor/Publications & New Products),
   • Roselyne Hoet (Forthcoming Events / Agenda),
   • Angélique Mattioli (French Language Editor / Chef de Rubrique en Langue Française),
   • Johanne Dunham (English Language Editor / Chef de Rubrique en Langue Anglaise),
   • Jelka Petrak
   • Maria Francisca Ribes Cot
   • Vincent Maes (Internet Editor / Editeur Internet)

   La Newsletter est publiée quatre fois par an (janvier, avril, juillet, octobre), à la fois sous forme imprimée et en version électronique.

   Avenir du secrétariat de l'AEIBS

   Le nouvau secrétariat de l'AEIBS a fait l'objet d'un appel d'offre qui a résulté en trois propositions : une d'Amsterdam, l'autre d'Utrecht et la troisième de Bruxelles. Les négociations ont commencé et seront finalisées après l'approbation de l'AG d'Utrecht, le 25 juin. L'on demandera à l'Assemblée Générale si elle a confiance dans les démarches prises par le Bureau pour réorganiser l'administration des affaires de l'association et d'approuver le choix du bureau concernant le nouveau secrétariat de l'AEIBS.

   10e anniversaire de l'AEIBS en 1997

   • Atelier AEIBS/FIAB à Copenhague, le 4 septembre
   • Atelier AEIBS à Budapest des 23 au 25 septembre
   • Numéro spécial de la Newsletter en octobre (nr. 41)

   Relations avec d'autres associations

   • OMS : Réunion à Copenhague, rapport par Alice Norhede
   • MLA : Donna Flake a été réélue comme représentante de la MLA à l'AEIBS.

     La MLA célèbre son 100e anniversaire cette année et la commémoration a eu lieu au cours du congrès organisé à Philadelphie en mai 1998. Notre Présidente a été officiellement invitée par la MLA et a prononcé un discours d'anniversaire à la cérémonie d'ouverture le samedi 23 mai. Beaucoup de membres de l'AEIBS assistaient au congrès, dont quelques membres du Bureau Exécutif (Elisabeth Husem, Tony McSean, et Arne Jakobsson). Arne Jakobsson a présenté une communication au nom de l'AEIBS titrée «Distance is no longer an issue: internationalism goes electronic".

   Prix d'Honneur AEIBS

   • Prix d'honneur 1997 : Jean Shaw, ancienne rédactrice en chef de la Newsletter
   • Prix d'honneur 1998 : Roselyne Hoet, secrétaire de l'AEIBS

   Fond d'Oslo de l'AEIBS

   Quatre bourses de voyages ont été attribuées pour participer à la conférence d'Utrecht.

  A New Life Begins for EAHIL

When you read this, a new life for EAHIL has already begun. The EAHIL secretariat moved to Amsterdam in mid-October, 1998. The move from Belgium to the Netherlands was eagerly discussed at the General Assembly held at the Utrecht Conference last June, and the result was that the ICP Group, with the supervision of a medical librarian and an EAHIL member, Suzanne Bakker, takes now care of the secretariat.

The ICP Group in Amsterdam is an organisation specialised in arranging international congresses and hosting international associations. As such, they do not have the librarianship expertise, which we all considered necessary, and thus a health sciences librarian is acting as the supervisor.

Because Manuela Colombi was elected the President for 1999-2000, her seat on the Executive Board became vacant. , we needed a new Board member had to be elected. After the postal vote, The results of the vote were as follows:

• Suzanne Bakker, Netherlands, 67 votes;
• Meile Kretaviciene, Lithuania, 34 votes;
• Francisca Ribes Cot, Spain, 26 votes;
• Marta Viragos, Hungary, 24votes.

We are pleased to welcome Suzanne Bakker as a new Board member from January 1st, 1999.

Meile Kretaviciene, second elected, is appointed as a co-opted member to the Board. She will be present at the Board meetings, without voting rights.

Moving to the Netherlands also means that from now on, we will act under the Dutch law.

From October 14, the EAHIL address in Amsterdam is as follows :

EAHIL SECRETARIAT
c/o ICP-NTI
PO BOX 23213
1100 DS AMSTERDAM
THE NETHERLANDS

tel: 31 20 566 2095
fax: 31 20 696 3228
email: eahil@amc.uva.nl

ICP Contact: Ms Karen BEIJER, EAHIL Secretary
EAHIL Supervisor: Ms Suzanne BAKKER

Please amend your record accordingly.

This move also means that the Executive Board's next meeting will be held now in Amsterdam instead of Brussels. The meeting takes place 27-28 of November this year, and all board memebrs are prepared to have a long and interesting meeting with new organisational matters to be taken into use.

When I write this, the revision of the statutes is already going on. The move to Amsterdam only causes a need to alterate Article 1 in the statutes, where the seat of the Association is mentioned. This change was accepted by the General Assembly in Utrecht. Ragnhild Lande from Norway is the chairperson of the Statutes Revision Committee, Alice Norhede is the liaison with the Board, and Laura Cavazza from Italy and Joop Dijkman from the Netherlands were invited to join the Committee as working members. The revision is expected to be completed by the next Conference in London in 2000, for the General Assembly to decide upon.

The homepage of EAHIL on the Internet and the discussion list of the EAHIL members is becoming more and more important as a network between the members. However, not all of our members are connected to Internet, and that is why we also continue with the printed Newsletter.

In this issue you will find a questionnaire asking information of your Internet connections. We are trying to get a clear picture of the situation in health sciences libraries in Europe. So please answer the questionnaire carefully and in time.

The Board has also been discussing whether we will allow advertisements on the home page. It does not really in principle differ from the advertisements in the Newsletter, so we are thinking of saying yes to advertisers. However, it would be a good idea to keep it moderate, otherwise the homepage will be illegible!

We also would like to remind you that all minutes from meetings in Utrecht are available in full to each EAHIL member at the secretariat.

Then one entertainment-like piece of news: we have been discussing on compiling a cookbook with receipts from all member countries of EAHIL. You will be hearing of the details later on, but a decision to do it was made in Utrecht.

Une nouvelle vie commence pour l'AEIBS

Quand vous lirez ces lignes, une nouvelle vie aura déjà commencé pour l'AEIBS. Le secrétariat de l'AEIBS s'installe à Amsterdam le 14 octobre 1998. Le déplacement de Belgique aux Pays-Bas a été discuté passionnément à l'Assemblée Générale tenue à Utrecht lors de la Conférence de l'AEIBS en juin dernier et le résultat a été que le groupe ICP prendra dorénavant en charge le secrétariat sous la supervision d'une bibliothécaire médicale membre de l'AEIBS, Suzanne Bakker. Le groupe ICP est un organisme spécialisé dans l'organisation de congrès internationaux et l'hébergement d'associations internationales. Comme tels, ils ne disposent pas d'expérience bibliothéconomique que nous considérons tous comme nécessaire. Une bibliothécaire en sciences de la santé se chargera donc de la supervision.

Du fait de l'élection de Manuela Colombi comme Présidente pour 1999-2000, un siège est devenu vacant au sein du Bureau Exécutif. L'élection d'une nouveau membre par vote postal a donc été nécessaire.

Les résultats du vote effectué étaient répartis comme suit :

• Suzanne Bakker, Pays-Bas, 67 voix ;
• Meile Kretaviciene, Lituanie, 34 voix ;
• Francisca Ribes Cot, Espagne, 26 voix
• Marta Viragos, Hongrie, 24 voix.

Nous sommes heureux d'accueillir Suzanne Bakker comme nouvelle élue au sein du Bureau. Meile Kretaviciene, seconde élue, est nommée membre suppléant du bureau et assistera aux réunions de celui-ci sans droit de vote.

Déménager aux Pays-Bas signifie aussi que nous agirons dès lors sous la loi néerlandaise.

L'adresse de l'Association à Amsterdam est la suivante, au ler octobre 1998:

EAHIL SECRETARIAT
c/o ICP-NTI
PO BOX 23213
1100 DS AMSTERDAM
THE NETHERLANDS

tel: 31 20 566 2095
fax: 31 20 696 3228
email: eahil@amc.uva.nl

ICP Contact: Ms Karen BEIJER, Secrétaire EAHIL
EAHIL Superviseur: Ms Suzanne BAKKER

Dès maintenant, inscrivez cette adresse dans vos fichiers.

Ce déménagement signifie aussi que la prochaine réunion du bureau exécutif aura lieu à Amsterdam au lieu de Bruxelles. La rencontre se tiendra les 27 et 28 novembre de cette année et tous les membres du Bureau sont préparés à une longue et intéressante réunion avec de nouvelles matières à débattre.

Le déplacement à Amsterdam demande uniquement la modification de l'article 1 des statuts qui fixe le siège de l'Association. Ce changement a été accepté par l'Assemblée Générale tenue à Utrecht. Ragnhild Lande de Norvège préside le Comité de Révision des Statuts, Alice Norhede en est l'agent de liaison avec le Bureau, tandis que Laura Cavazza d'Italie et Joop Dijkman des Pays-Bas ont été invités à y officier comme membres actifs. La révision devrait être terminée pour la prochaine Conférence de l'AEIBS à Londres en l'an 2000 afin de la soumettre à l'Assemblée Générale pour qu'elle se prononce à ce sujet.

La page Web Internet et la liste de discussion deviennent de plus en plus importantes comme réseau entre les membres. Cependant, tous nos membres ne sont pas connectés à Internet et c'est pourquoi nous continuons la publication d'un bulletin imprimé. Dans ce numéro, vous trouverez un questionnaire çà ce sujet. Nous essayons d'obtenir une image claire de la situation dans les bibliothèques médicales et de santé en Europe. Nous vous prions de bien vouloir y répondre avec grand soin et dans les délais demandés.

Le Bureau a aussi étudié la question d'autoriser de la publicité sur la page web. Cela ne différencie pas en principe des publicités de la Newsletter. Nous pensons dire oui aux annonceurs, mais il serait souhaitable d'agir avec modération pour éviter une page web surchargée et illisible ! Nous voudrions aussi vous rappeler que les procès-verbaux de toutes les réunions d'Utrecht sont disponibles in-extenso au secrétariat pour tout membre de l'AEIBS.

Enfin, une actualité divertissante : nous avons aussi planché sur la compilation d'un livre de cuisine avec des recettes de tous les pays membres de l'AEIBS. Vous aurez tous les détails à ce sujet plus tard, mais la décision de le faire a été prise à Utrecht.

Revision of the EAHIL Statutes

 

Le Bureau de l'AEIBS a décidé de réviser les statuts et a mis sur pieds un comité chargé de faire des propositions dans ce sens. Certeins d'entre vous ont l'expérience des activités de l'AEIBS et éventuellement d'autres associations multinationales et leur contributions à cette révision sera de valeur.En tant que Présidente du Comité, je vous serais reconnaissante pour vos rapides commentaires et suggestions. .

Vous trouverez les statuts sur la page web de l'AEIBS. Si vous désirez en recevoir une copie, vous pouvez contacter les membres du comité ou la secrétaire de l'AEIBS à Amsterdam. Le comité fait uniquement des propositions. Aprés discussion avec le Bureau et le Conseil, nous enverrons nos propositions finales au Bureau en temps utile pour la prochaine Assemblée Générale qui seule est autorisée à modifier les statuts. Les membres du comité sont cités plus bas. Les propositions et commentaires sont attendus au plus tard pour le 15 novembre 1998.

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The EAHIL Board has decided to revise the Statutes, and has set up a committee to make the proposals. Some of you have experience from EAHIL activities and possibly other multinational associations and will have valuable contributions to this revision.

As head of the committee I should be grateful for your early comments and suggestions. You will find the statutes on the EAHIL homepage; if you wish to receive a copy you can contact either any member of the committee or the secreatry.

The committee only makes the proposals. After discussions with the Board and Council we will send our proposals to the Board in good time before the next General Assembly.

It is only the General Assembly which is entitle to change the Statutes.

Members of the committee are:

• Ragnhild Lande, Norway. e-mail: ragnhild.lande@ub.ntnu.no
• Laura Cavazza, Italy. e-mail: lcavazza@ibc.regione.emilia-romagna.it
• Joop Dijkman, The Netherlands. e-mail: joop.dijkman@niwi.knaw.nl
• Alice Norhede, Denmark. e-mail: aln@mail.dfh.dk
• Livia Vasas, Hungary. e-mail: livia@lib.sote.hu

Proposals and comments not later than the 15 November 1998.

Ragnhild E. Lande Universitetsbiblioteket i Trondheim Høgskoleringen 1, 7034 Trondheim, Norway Fax 47/73595103 Email : Ragnhild.Lande@ub.ntnu.no

News from Europe

July - Juillet 1998 * N° 44

Dans le cadre des programmes TEMPUS de la Commission des Communautés Européennes, l'Université Paris 7 - Denis Diderot et l'Université de Padoue se sont associées afin de requalifier et de moderniser les programmes des études médicales de la Faculté de Médecine de l'Université de Tirana.

L'un des axes du projet concerne la bibliothèque médicale albanaise. Afin de restructurer cette bibliothèque selon les normes européennes, la bibliothèque de la Faculté de Médecine Lariboisière - Saint-Louis de l'Université Paris 7 et la bibliothèque biomédicale "A. Vallisneri" de l'Université de Padoue sont impliquées en tant que consultants pour la conception et la mise en oeuvre du projet. La collaboration entre les trois bibliothèques a été conçue à deux niveaux différents: le premier concerne la formation des bibliothécaires albanaises; le second se concentre sur l'élaboration du projet de modernisation de la bibliothèque médicale albanaise à la fois pour le développement des collections et les nouveaux accès à l'information.

La formation et la mise à jour des pratiques documentaires se sont déroulées dans chacune des deux bibliothèques française et italienne au cours de deux stages spécifiques d'une durée d' un mois. L'élaboration d'un projet de réorganisation réaliste pour la bibliothèque de Tirana apparaît bien comme la partie la plus délicate du projet, d'une part en raison de l'absence totale d'infrastructures essentielles à la modernisation, d'autre part du fait de ressources économiques limitées en Albanie.

Aujourd'hui, un projet structuré a été mis au point. Ce projet, financé dans le cadre du programme TEMPUS, permettra à la bibliothèque médicale de l'Université Médicale de Tirana d'offrir à ses usagers les services présents dans toutes les autres bibliothèques médicales européennes.

La difficulté majeure réside dans le fait que tous les bibliothécaires impliqués dans ce projet TEMPUS - italiens, français et albanais - se confrontent à des modèles bibliothéconomiques différents suivant les pays. Les modèles français et italiens, et les développements technologiques appliqués sà la documentation et à l'information scientifique et technique dans ces deux pays ne sont pas connus des bibliothécaires albanais. Ceci a pour conséquence d'obliger les bibliothécaires de l'ouest à mettre en oeuvre une pédagogie simple et efficace pour expliquer et transmettre en quelques mois des connaissances acquises et expérimentées sur des années. Les bibliothécaires de l'est, de surcroît, sont impliqués dans le choix d'applications technologiques courantes qui seraient les mieux adaptées pour la bibliothèque médicale de Tirana. Il s'agit de faciliter les procédures de travail et d'en améliorer la qualité, tout en évitant les changements qui pourraient s'avérer désastreux en termes d'organisation.

Pour illustrer cette approche, il a été suggéré, par exemple d'adopter un système de catalogage informatisé qui produise également les traditionnelles fiches "papier". Le choix d'un système totalement informatisé aurait certainement entraviné des inconvénients pour l'usager final de la bibliothèque médicale de Tirana, encore peu formé à ces pratiques de travail.

L'opportunité d'une collaboration entre bibliothécaires venant d'horizons différents et confrontés à des pratiques professionnelles différentes s'est révélée extrêmement positive et a ouvert des perspectives nouvelles de coopération européenne dans le domaine de l'organisation et du management des bibliothèques universitaires.

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The major aim of the three years lasting European Community Project TEMPUS, is the re-qualification and modernisation of didactics at the Faculty of Medicine of the Tirana University. A part of this project concerns the Medical Library of the Tirana University which is the only medical library in Albania. In order to make this Library fitting the basic European standards both the Library of the Faculty of Medicine Lariboisiere Saint-Louis of University Paris 7 and the Biological-Medical Library "A. Vallisneri", have been involved for consultancy and support.

The project of collaboration among the three libraries has been organised at two different levels, one concerning tutorial and modernisation activities for Albanian librarians, the other focused on the elaboration of a project to update the Albanian Medical Library tools. The tutorial and updating activities have been taking place in French and Italian Libraries establishing specific stages lasting each one month. The project, thanks to the TEMPUS economic support would allow the Tirana University Medical Library to provide the more common facilities available in all the other European medical libraries.

The major problem that all librarians involved in TEMPUS project, either Italians, French and Albanians, has had to face concerned the different levels of library organisation in their own country. The actual French and Italian tools in library management were completely unknown by Albanian librarians. This, from one side, forced west librarians to find the most efficient and easy way to explain and transfer their knwoledge to the east ones, and, from the other side forced, the Albanian librarians to learn in a few months what west librarians learnt and settled in more than ten years. West librarians had, in addition, to choose which of the usually applied technology would have the most fitting features for the Tirana Medical Library, in order to both improve the quality of the facilities and to avoid a distressful change in work organisation. According to this approach it has been suggested, for instance, to adopt a computerised system of cataloguing producing also the traditional paper cards. The adoption of an exclusively computerised system could likeley have raised discomfort to the end-users of th Tirana Medical Library, not yet used to these systems.

This opportunity of collaboration among librarians coming from different work realities and with different backgrounds has been extremely positive and has opened new perspectives of future European collaboration and integration in the management of University libraries.

A Healthy Heritage: Collecting for the Future of Medical History - Un héritage sain : collecter pour le futur de l'histoire médicale

Comme le vingtième siècle touche à sa fin, l'enregistrement de l'activité médicale sous ses innombrables formes s'accroît comme jamais auparavant. Nos bibliothèques et archives ont de grandes collections de documents relatifs à la santé des siècles passés : y a-t-il un danger que le volume de matière produit par l'explosion de l'information médicale ne les dépasse ou que de la documentation importante glisse hors de leur filets ?

Au cours des dernières décades, la littérature imprimée conventionnelle a proliféré , les méthodes de publication et de communication électroniques sont devenues vitales. Notre population en augmentation, qui vit plus longtemps, assure de plus en plus la production de dossiers médicaux par les médecins et les hôpitaux. La fascination populaire exercée par les matières médicales signifie que la médecine est fréquemment présentée dans toutes sortes de médias y compris la télévision, la radio et le cinéma.

• Comment ce matériel peut-il être stocké efficacement et économiquement pour une utilisation future par les historiens, afin d'approfondir la compréhension et de documenter le débat, à la manière dont nous exploitons maintenant notre propre passé ?
• Comment décider de ce qui devra être conservé et qui va gérer cela ?
• Comment assurer la survie des médias fragiles et transitoires dont nous dépendons maintenant ?
• Comment augmenter la collaboration et la sensibilisation entre centres de collecte ?

Ces problèmes seront envisagés lors du symposium qui se tiendra au Wellcome Trust les 25 & 26 février 1999. Les orateurs incluront des représentants des bibliothèques et archives importantes, des membres des différents secteurs de la profession médicale, des historiens et autres. Un éventail de conférences et d'ateliers encourageront la participation de l'assistance. Le symposium est ouvert à toute personne intéressée et un programme complet sera bientôt disponible. Pour de plus amples information, contacter Sue Chapman at the address below.

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As the twentieth century draws to a close the record of medical activity in its myriad forms is expanding as never before. Our libraries and archives have large collections of many centuries' worth of health-related items: is there a danger that the volume of material produced by the medical information explosion will overwhelm them, or that valuable documentation will slip through their nets?

In recent decades conventional printed literature has mushroomed and electronic methods of publication and communication have become vital. Our growing population, which lives longer, is ensuring that more and more records are being created by doctors and hospitals. The popular fascination with medical matters means that medicine is frequently represented in all kinds of media, including television, radio and cinema.

• How can this material be stored efficiently and economically for future historians to use, to deepen understanding and inform debate, just as we now quarry our own past?
• How do we decide what should survive, and who is going to keep it all?
• How do we ensure the survival of the fragile and transitory media we now rely on?
• How can we increase collaboration and awareness between collecting centres?

These issues will be considered at a symposium to be held at the Wellcome Trust on 25-26 February 1999.

Speakers will include representatives from major libraries and archives, different sectors of the medical profession, historians and others. A mixture of presentations and workshops will encourage opportunities for participation and input. Attendance will be open to anyone interested and a full prospectus will be available soon.

To receive further details, please contact:

BiblioSanté : Une nouvelle liste de discussion francophone

Suite à l'atelier réseaux thématiques en médecine des "rencontres de biblio-fr" du 4 avril 1998, un groupe de participants à ces rencontres (Dominique Benoist, Claudine Bernard, Marie-Louise Buffet, Elisabeth Coulouma, Agnès Raymond-Denise, Benoit Thirion, Christine Vaillie, Corinne Verry) a souhaité mettre en place une liste de diffusion destinée aux bibliothécaires / documentalistes francophones du domaine de la santé. La liste a été créée le 23 avril 1998. Au 28 juillet 1998, elle comptait 150 inscrits issus de la plupart des pays francophones : France, Belgique, Canada, Suisse, Italie, ...

Les objectifs définis sont les suivants :

• Créer un réseau d'entr'aide et de partage des connaissances, notamment dans les domaines suivants : Evidence Based medicine, collaboration Cochrane, méta-analyse, les différents accès à Medline et au texte intégral
• Favoriser les projets coopératifs, c'est-à-dire, entre autres, créer des produits à consommer et ne pas être seulement des consommateurs ; gérer les suppressions d'abonnements "harmonieusement" pour maintenir des titres importants en France
• BiblioSanté n'est pas un instrument destiné au prêt entre bibliothèques.

Mode d'emploi :

• Pour s'inscrire :
  Envoyer le message suivant dans le corps du message : «subscribe bibliosante adresse@électronique» à l'adresse majordomo@crihan.fr

  Attention :

  • ne rien écrire dans la zone sujet
  • pas de signature
  • Pour envoyer un message aux membres de la liste, utilisez l'adresse bibliosante@crihan.fr. L'inscription préalable est nécessaire
• Pour se désabonner :
  Envoyer le message suivant dans le corps du message «unsubscribe bibliosante adresse@électronique» à l'adresse majordomo@crihan.fr

Les archives peuvent être consultées sur le site du CRU de Rennes : http://listes.cru.fr/arc/bibliosante@crihan.fr/

Feature Articles

July - Juillet 1998 * N° 44

International Partnerships

Parténariats internationaux

Résumé. Les partenariats entre bibliothèques médicales impliquant des bibliothèques européennes comme au moins un des partenaires ne sont pas courants. Ce n'est peut-être pas une option facile sauf si les deux parties s'investissent suffisamment dans le projet pour s'assurer que les récompenses, même si elles sont différentes pour chaque partenaire, soient discutées et réalisées. Néanmoins, il existe différents types de collaboration et il y en a peut-être d'autres dont nous n'avons pas entendu parler.

Voici quelques exemples :

L'Association Nordique pour l'Information Médicale et de Santé apporte son soutien aux bibliothèques des pays baltes. La Finlande s'occupe de l'Estonie, le Danemark et la Norvèg, de de la Lituanie, la Suède de la Lettonie. En général, le partenariat consiste en opportunités de formation du personnel, en la fourniture de photocopies et de livres.

• L'Université de Liège (Belgique) développe des projets de coopération avec le Bénin et le Rwanda, avec le soutien financier des Relations Internationales de la Communauté française de Belgique et de la Commission Universitaire de développement du Conseil Interuniversitaire Francophone.
• Depuis peu de temps, la Bibliothèque Médicale de l'Université d'Utrecht collabore avec le Zimbabwe.
• Au Royaume Uni, la collaboration avec l'Afrique dans le domaine de la santé existe à de nombreux niveaux. Après la fourniture de photocopies, le groupe chargé de cela ( Partenariats en Information Sanitaire, autrefois SatellLife UK) a décidé de s'attaquer à la formation continue de nos collègues africains et à la fourniture d'information professionnelle via l'AHILA, l'Association Africaine des Bibliothécaires de Santé.

  L'IFLA dispose d'une base de donnée des partenariats bibliothéconomiques, propose et recommande aussi différents types de jumelages entre bibliothèques.

How to...

Rem. : Full-text of this column is only available in the printed version

Presentation

This is a new section starting in the Newsletter. It is devoted to best practices and deals with medical writing and the diffusion of evidence.

The following topics will be randomly dealt with:

• Organizing a scientific paper
• Writing a clear abstract
• Preparing a good poster
• Preparing for a lecture
• Essential readings

Publications & New Products

Rem. : Full-text of this column is only available in the printed version

Presentation Dear Colleagues, From October, I will take over the position of Beatrice Wilhelm as editor of the publications section of the EAHIL Newsletter. I am very proud of this nd I hope to be able to do that with the same competence and dedication of Beatrice. As Beatrice says, the Newsletter is compiled for a European readership moreover not all the EAHIL members are working in large medical library (i.e. one or two-peson library people). Therefore we should include material for those lonesome, emphasise material with a European perspective and include news of general interest. I consider our Newsletter as a good vehicle of information, since sometimes it is difficult to share information even in the same country. If you have specific news (from local association, bulletins, publications etc.) please do not hesitate to send them to me. I will be pleased to publish them, as well as your comments and points of view.

Publications - The section is structured in screening of journals, such as Health Libraries Review, books review and key papers review.

Information sources - News on innovation. Topics are selected to get an overview of the changing environment.

Internet Page

Rem. : Full-text of this column is only available in the printed version

Presentation

Started with issue 32, this column has two (ambitious) objectives :

• to inform members about the Internet, and
• to give them some tips to make use of it.

To achieve this, the column includes two parts :

• A first one "Information" presents Internet, its tools and its interest for medical librarians
• The second "Resource" is a selection of some interesting Internet resources for health information people. These are often updated in my personal homepage.

A brief overview of what has already been presented :

 

	Information	Resource
Issue 32	What is Internet, What can it bring to me, What is needed to be connected, Types of connection	Subject guides available on Internet
Issue 33	Email and discussion lists	Medical librarian oriented discussion lists
Issue 34	Distribution software	Discussion lists directories
Issue 35	How to find an email address, Newsgroups	Electronic journals directories and Newsgroups directories
Issue 36	Internet Relay Chat (IRC).	Selected medical discussion lists
Issue 37	Telnet.	Selected medical discussion lists (next)
Issue 38	File Transfer Protocol (FTP), Archie	Selected medical newsgroups
Issue 39	Gopher, Veronica, WAIS	Gopher, Veronica, WAIS
Issue 40	World Wide Web (WWW)	World Wide Web (WWW) samples, software sites
Issue 41	Medical Journals on Internet	Instructions for authors, Medical Journals on Internet
Issue 42	Selection of some interesting medical information sites
Issue 44	Evaluation of information on Internet